Si bien es cierto que las reuniones de trabajo pueden ser de gran ayuda para resolver dudas, para revisar proyectos, identificar problemas y posibles soluciones, la realidad es que en la mayoría de los casos estas le quitan tiempo valioso a los empleados. Según los expertos un empleado gasta casi la mitad de su jornada laboral en reuniones innecesarias y esto hace que el trabajo se retrase y que el estrés aumente. Lo que puede llevar a la empresa a tener dificultades para cumplir con el trabajo a los clientes, a perder dinero y afectar la reputación de la empresa.

Por esto, es muy importante que antes de hacer cualquier reunión te asegures de que esta es realmente necesaria y que no será una pérdida de tiempo para nadie. O si necesitas únicamente a empleados de un área determinada y no a todos los que tienes planeado convocar para la reunión. Recuerda que el tiempo es oro y si lo que quieres es que la productividad aumente, necesitas ser muy cuidadoso en este aspecto para que tus empleados puedan entregar sus deberes en el tiempo establecido.

Así que si te interesa saber cómo hacer tus reuniones más productivas y qué aspectos tener en cuenta para conseguir buenos resultados de estas, no dudes en echar un vistazo a la lista de ideas que aparece a continuación.

Establece un objetivo

Antes de citar a los empleados a una reunión, es indispensable que te preguntes cuál será el objetivo de esta y los beneficios que le puede traer a los empleados este encuentro. Si no tienes las cosas muy claras, lo mejor es que aplaces la reunión o que busques únicamente a los empleados que necesiten tu ayuda y solucionar los problemas que se presenten.

Recuerda que todos los empleados tienen muchas cosas por hacer y una reunión puede significar un atraso significativo en sus tareas. Entonces procura que todas las reuniones tengan una meta importante, pues de este modo garantizas que los empleados se involucren en la reunión y la encuentren interesante y necesaria para realizar bien su trabajo. 

Además, ten presente que al establecer un objetivo puedes crear un buen hilo conductor y esto va a ayudar a que la reunión fluya mucho mejor. Sin contar que te rendirán más el tiempo, pues ya tendrás una planeación previa y no te verás obligado a improvisar o a pedirles a todos que esperen unos minutos mientras se te ocurre algo.

Anima a tus empleados a involucrarse en la reuniones

Si lo que quieres es que los empleados encuentren interesantes y productivas las reuniones, necesitas involucrarlos más en estas. De lo contrario, la mayoría de los empleados perderán la atención rápidamente y no cumplirás con el objetivo de esta. Por esto es importante que implementes nuevas metodologías para tus reuniones, que hagas actividades más interesantes para todos, en las que todos puedan mantenerse atentos e interesados.

Algo que te puede ayudar mucho es asignar un tema a cada participante relacionado con el trabajo realizado y generar actividades o dinámicas alrededor de estos. Eso sí, procura que los puntos a tratar y las actividades estén completamente relacionados con los proyectos que se están llevando a cabo. Ya que de esta manera, los empleados podrán resolver todo tipo de dudas y estarán mejor preparados para realizar cada una de sus tareas de forma correcta.

Haz reuniones cortas

Recuerda que si te extiendes demasiado en las reuniones los empleados se van a cansar y lo más probable es que estas no sean tan productivas como lo esperas. Sin contar que los empleados tendrán menos tiempo para terminar sus labores en los plazos establecidos. Lo que provocará que los empleados empiecen a sacar excusas para no asistir a las reuniones, y si asisten lo más probable es que no se interesen ni por participar ni por escuchar lo que se dice.

Es mucho mejor que las reuniones duren la mitad de tiempo y que sean lo más productivas posible. Que estas sean únicamente para resolver las dificultades que se presente en los proyectos y para perfeccionar las habilidades y conocimientos de los empleados en cada una de sus áreas de trabajo. Así todos estarán más satisfechos con las reuniones que hagas y no pondrán peros u obstáculos para no asistir.

Por otro lado, si es necesario haz grupos pequeños para que las reuniones sean más personalizadas y puedas hacer que estas sean más cortas. Eso sí procura que todos los empleados que cites estén trabajando en el punto que vas a tratar para que todos se involucren mucho más en la reunión. Así mismo, evita hacer demasiadas reuniones a la semana, haz una buena planeación para que no olvides ningún asunto importante. Y en caso de que algún punto necesite algo más de tiempo, cita a reunión solamente al empleado involucrado y brindale un buen asesoramiento.

Elimina todo tipo de distractores y cambia regularmente el lugar de encuentro

Para conseguir que tus empleados no pierdan el hilo de las reuniones necesitas eliminar todo tipo de distractores. Primero solicita a tus empleados apagar sus celulares mientras están en la reunión, pues este aparato puede convertirse en una piedra en el zapato al momento de explicar algo importante.

 Así mismo, evita que los empleados hablen entre ellos y no preste atención a lo que dices, para esto asígnale a cada uno una tarea para la ejecución de la reunión. De este modo, todos estarán trabajando en equipo y no tendrán tiempo de hablar de algo diferente. De igual manera, procura que los lugares donde hagas tus reuniones sean silenciosos y aptos para que todos se mantengan atentos a lo que dices. 

Para terminar, evita hacer las reuniones siempre en el mismo lugar. Si tu empresa es grande y tiene varios salones, utilizalos para reunirte con tus empleados. Ahora, si puedes alquilar alguna biblioteca que quede cerca de la empresa o algún teatro, hazlo. Esto va a motivar muchísimo a los empleados y lo más seguro es que tus reuniones empiecen a ser más productivas y a brindarte excelentes resultados.