Las juntas de trabajo pueden ser un dolor de cabeza tanto por el tiempo que llevan como así también por el aburrimiento que pueden generar en los trabajadores. Para evitar esto es posible seguir estos consejos para saber cómo hacer efectivas las juntas de trabajo.

La coordinación de varias personas que tienen ideas y proyectos diferentes puede ser algo complicado por lo que es fundamental contar con algunas herramientas que permitan que la junta sea efectiva para todos y no simplemente una pérdida de tiempo. Lograr esto puede que no sea una tarea fácil pero es fundamental para mostrar un buen liderazgo en donde todas las voces son escuchadas.

Si bien muchos consideran que las juntas son una pérdida completa de tiempo, lo cierto es que se trata de una inversión si se toman las medidas necesarias para que cada segundo valga la pena y se optimice al máximo el tiempo invertido.

 

¿Qué consejos hay que tener en cuenta para hacer las juntas más efectivas?

 

 

Establecer una agenda de contenidos y los objetivos de la reunión

 

Determinar los objetivos de la reunión permite que la misma se enfoque solamente en éste y no haya una pérdida de tiempo tratando de encontrar una temática para la reunión. El objetivo también debe determinar si se trata de una reunión en donde habrá una exposición, si hay que tomar una decisión o si hay que hacer un focus group. Esto permitirá el cumplimiento del objetivo de manera rápida y sin distracciones. Además de establecer un objetivo que permita darle un sentido a la reunión, es importante también contar con una agenda de contenidos. Esta agenda ayudará para que la reunión no se aleje del objetivo inicial por lo que debe incluirlos, además de las expectativas de la reunión, qué tipo de temas van a ser tratados y cuánto tiempo estimado debe durar la junta de trabajo. Esta agenda de contenidos debe ser entregada a cada uno de los asistentes para que puedan concentrarse en el objetivo de la reunión y sepan qué tipo de temáticas serán pertinentes tratar. Es importante que todas las intervenciones sean acordes al objetivo establecido anteriormente, no hay que permitir que se discutan trivialidades o temáticas personales que pueden desviar la atención y lograr que la reunión se alargue sin sentido.

 

Exigir puntualidad

 

La duración de la reunión no debe superar los 60 minutos, si se trata de contenidos que requieran debate o un intercambio de opiniones. Si es posible, la duración ideal es de 30 minutos aunque muchas veces no es posible debido a la impuntualidad de algunas personas. Por esto mismo, es fundamental que se recuerde el horario de la reunión unos días antes, recomendando también llegar unos 10 o 15 minutos antes para que la junta pueda comenzar a horario y no se desperdicien minutos esperando que las personas se acomoden y ordenen los papeles necesarios para sus intervenciones en la reunión. Hay que destacar el hecho que cada minuto vale y que la puntualidad va ayudar a que todos puedan retomar sus tareas cotidianas rápidamente. No es necesario bombardear con correos electrónicos a los que tengan a acudir a la junta, un simple correo electrónico avisando el día y horario de la reunión unos días antes y otro correo para recordar la puntualidad serán suficientes.

 

Desarrollar los temas de manera simple

 

Una manera fácil para saber cómo hacer efectivas las juntas es ser conciso con las temáticas a tratar. La introducción para presentar los objetivos de la reunión debe ser breve para evitar distracciones. Un desarrollo de las temáticas demasiado largo y más si se trata de un monólogo, solamente hará que los asistentes a la reunión terminen por aburrirse, además de perder un tiempo valioso. Es importante ser simple y ordenar las temáticas de acuerdo a su prioridad para que todos puedan participar y mantener la concentración en los objetivos establecidos anteriormente. La participación de los asistentes también debe ser concisa y deben ser interrumpidos si comienzan a tratar otras temáticas que no tienen relación con los objetivos de la reunión. Es importante recordarles que, si considera que ese tema debe ser tratado con posterioridad es posible organizar una nueva reunión para poder discutirlo o bien si es posible tratar el tema antes de finalizar la reunión. De acuerdo a Darío Brieba psicólogo laboral de la Universidad Central de Chile, el expositor debe identificar el momento en el cual la discusión se está desviando de las temáticas establecidas para dar a entender de manera sutil que ese punto no forma parte de los objetivos de la reunión para poder retomar las temáticas pertinentes.

 

Eliminar las distracciones:

 

Si bien una reunión no debe ser algo demasiado formal o aburrido, es importante que todos los asistentes estén dispuestos a concentrarse en las temáticas establecidas para lograr cumplir los objetivos propuestos. Para esto se deben dejar de lado los teléfonos celulares, las laptops o computadoras para evitar cualquier tipo de interrupción durante la junta. Los teléfonos de la oficina tampoco deben ser atendidos para evitar la pérdida de tiempo, mientras menos distracciones haya la reunión terminará más rápido. También se debe evitar que haya comida o bebida en la reunión, lo importante en concentrarse en el contenido y la puesta en común de las ideas y no en hacer una reunión social para juntarse a comer y a beber, algo que sólo logrará que las distracciones aumenten.

 

Llevar un registro de las temáticas tratadas en la reunión

 

Es fundamental para poner en práctica todo lo discutido en la reunión y lograr así el cumplimiento de los objetivos establecidos anteriormente. Si el coordinador de la reunión no puede tomar notas puede designarse a una persona encargada de hacerlo para no dejar de lado ninguna idea o propuesta discutida en la junta. Un consejo que será de mucha utilidad es enviar un resumen de la reunión a través de un e-mail no sólo para que lo discutido en la misma no quede en la nada sino también para demostrar que todo lo expuesto durante la reunión es importante para establecer proyectos que beneficien tanto a empleados como a los superiores. Un resumen de la reunión servirá también para dar seguimiento a las problemáticas expuestas en la misma y ver cómo se aplican las soluciones propuestas. Saber cómo hacer efectivas las juntas de trabajo será de utilidad no sólo para aprovecharlas al máximo sino también para que todos participen en la puesta en marcha de los proyectos.

 

 

 

 

Imagen cortesía de Unsplash (Pixabay.com) En dominio público.