Cómo ser más productivo con una lista de verificación

Cómo ser más productivo con una lista de verificación

Por lo general, cuando empiezas con una nueva meta, tienes todo el ánimo, energía y sobre todo cuentas con la disposición para conseguirlo. Además comienzas a  emocionarte porque tomarás una nueva dirección, que significará un nuevo desafío para ti y aparte cambiarás varios aspectos en las primeras semanas. Sin embargo, conforme pasa el tiempo la novedad va desapareciendo, la energía se agota y pierdes de vista tu objetivo, sea porque no elegiste la meta correcta o porque simplemente te exigiste demasiado para muy poco tiempo.

En su artículo “Rompe los malos hábitos con una simple lista de verificación” publicado en la Harvard Business Review, Sabina Nawaz refiere el ejemplo de Yin-Min’s, jefe de personal para CEO en una empresa de tecnología, quen compartió con la autora su experiencia y las razones por las cuales decidió crear su propia lista de verificación. Yin cuenta que sus compañeros de trabajo creían que era un oyente pobre, que supervisaba todo de manera excesiva y no respetaba el tiempo de los demás.

Por otro lado, su jefe quería que trabajara en ser más considerado y en fortalecer a los demás colegas al realizar sus labores. Así tras recibir un comentario bastante hiriente de un compañero, pudo confirmar que efectivamente su jefe les había contado a todos la función que tenía asignada.

Dicha situación, le ayudó a Yin a tomar la iniciativa de convertirse en un mejor líder, y para lograr esto, empezó por crear una lista de verificación, donde anotaba sus principales objetivos, teniendo en cuenta los comentarios de todos sus colegas respecto a su trabajo. Finalmente, a cada objetivo le iba asignando una tarea sencilla que lo ayudará a alcanzar sus metas.

A continuación, te ofrecemos unos consejos de Nawaz, a partir de la experiencia de Yin, para crear una lista de verificación, que te ayude a llevar un registro de tus actividades diarias y cómo estas van avanzando durante la jornada.

Consejos para preparar tu lista de verificación

1. Haz una lista de tus metas más importantes

Para esto, haz primero una lista de todos tus objetivos y luego empieza a descartar los que sean menos relevantes. De esta manera, elegirás tus metas de forma adecuada y al mismo tiempo, evitarás gastar tu tiempo en labores que no sean tan importantes para tu trabajo. Aspecto que sin duda te permitirá ser mucho más eficaz al momento de trabajar y al mismo tiempo, lograr impresionar a tu jefe.

2. Asigna a cada meta una pequeña tarea

Para empezar, procura que las tareas que escojas sean fáciles de alcanzar, para que evites decepcionarte en el futuro y así llegar a abandonar por completo tus proyectos. Más bien a medida que vayas adquiriendo mayor experiencia, ve aumentando poco a poco el nivel de dichas tareas. De igual manera, es muy importante que los objetivos que te plantees estén dentro de tus posibilidades, garantizando así que las vas a llevar a cabo sin ningún problema. Para terminar, estas tareas las puedes planear para cada semana o por jornada laboral y al finalizar este ciclo, marca en tu lista de verificación todo lo que hayas logrado.

3. Haz un seguimiento del proceso para llevar a cabos tus objetivos

Al hacer uso de una lista de verificación para dejar lo malos hábitos y ser mucho más productivo, es fundamental que prestes mayor atención al progreso que vas logrando con el tiempo. Esto te permitirá emplear tu tiempo en actividades que sean de gran importancia, y de este modo, lograr convertirte en un gran empleado.

Así que procura hacer un análisis y un seguimiento de tu proceso para que identifiques fácilmente en qué estás fallando, por qué estás presentando dicha dificultad y qué necesitas para mejorar dicha situación. Igualmente, este seguimiento te permitirá identificar las mejoras que has presentado y esto sin duda te animará a seguir adelante.

Herramientas para preparar una lista de verificación

Aparte de los consejos mencionados anteriormente. En la siguiente lista te damos a conocer algunos programas que están especialmente diseñados para ayudar a las personas a trabajar de una manera mucho más eficaz. Algo que sin duda te ayudará a realizar esta lista de una forma más organizada y entendible para ti.

Evernote

Esta es una herramienta bastante útil que te permite registrar notas, listas e ideas en un mismo lugar. Esta a su vez se encuentra disponible para computadores, tablets y Smartphones, y los datos se almacenan en la nube.

Lo cual te brinda la posibilidad de acceder desde cualquier lugar y realizar un registro de las tareas que vas realizando diariamente, dejando como pendientes las tareas que aún no haya sido realizada. Así mismo, es importante mencionar que este servicio es gratuito, pero en caso de que desees agregar una cuenta de negocios, tendrás que pagar.

Google Docs

Este también es un excelente medio para realizar listas de verificación, es gratuito y es bastante fácil de utilizar. De igual manera, si deseas compartir tu lista con otro usuario, lo puedes hacer sin problema, e incluso lo puedes autorizar para que modifique el documento. Además todos los datos quedan guardados en la red para que puedas acceder a ellos desde cualquier dispositivo y lugar.

Asana

Este programa te ayudará a administrar tus proyectos en equipo. Este programa es básicamente una especie de tablero de mando que permite asignarle a cada miembro del grupo diferentes tareas. Así cuando alguien finaliza alguna de sus funciones, puede ir marcando para que los demás vean el proceso que ha llevado.

Por otra parte, este programa te brinda la posibilidad de establecer una fecha límite para realizar cada tarea y notificarte sin esta se ha alcanzado o no. Además de esto, este programa te ofrece la función de enviar mensajes a otros colegas sobre tareas específicas, ya sea para hacer alguna sugerencia, resolver dudas o recordar las tareas que hacen falta por realizar. Lo cual es bastante útil, ya que te permite ahorrar tiempo valioso que utilizas enviando correos, adjuntando varios archivos, haciendo llamadas, entre otros.

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