Para empezar, cabe mencionar que si quieres ser más productivo necesitas cambiar tu forma de trabajar, pues posiblemente ya comprobaste que no es la mejor. Recuerda que la clave para que este cambio en tu rutina sea efectivo es que tengas conciencia de ti mismo, es decir que necesitas ser consciente de tus actos y de las cosas que intentas evitar al momento de trabajar.

Una vez hayas identificado estos aspectos, necesitas analizar el impacto que tiene cada una de tus acciones en tu vida cotidiana y en tu trabajo. Luego determina si dicho impacto es positivo o negativo y mira qué puedes hacer para mejorar no lo que no está funcionando de manera adecuada y te impide alcanzar tus metas.

Por esta razón, a continuación queremos darte a conocer 4 hábitos que pueden llegar a afectar de manera significativa tu productividad y algunos consejos para superarlos por completo.

1. Enviar mensajes de texto cada 5 minutos

De acuerdo con las estadísticas una persona puede gastar diariamente hasta 4 horas con su celular, y enviar de 40 a 85 mensajes de texto por día. Lo cual puede disminuir su productividad de manera significativa, pues cada toma su celular para enviar un mensaje pierde la concentración y por ende se le olvida fácilmente lo que va a hacer. Lo que implica que la persona deba tomar algo de tiempo para retomar lo que venía haciendo y concentrarse de nuevo.

Si consideras que este es tu caso, intenta en lo posible dejar tu celular lejos de tu sitio de trabajo y desactivar las notificaciones. Revísalo únicamente cuando tengas una urgencia, a la hora de ir a almorzar y cuando se termine tu horario laboral. Puede que al principio te sientas tentado a revisar los mensajes que recibes, pero si realmente te concentras en tu trabajo, no tendrás tiempo para acordarte de tu celular y con el tiempo podrás acostumbrarte a revisarlo solo cuando sea necesario. Seguramente, notarás que puedes realizar tus tareas mucho más rápido que antes y que no estarás tan atrasado como en otras ocasiones.

2. Aceptar todo lo que te propongan

Aceptar todos los proyectos o tareas que tu jefe te asigna puede ser beneficioso, siempre y cuando te brinden la oportunidad de aumentar tus habilidades y mejorar como profesional. Sin embargo, necesitas tener mucho cuidado, pues esto se puede convertir en un callejón sin salida. Es decir puedes llegar a tener tantas cosas que hacer que el tiempo no te alcance y probablemente tengas que decirle a tu jefe que no pudiste terminar.

Además, al tener tanto trabajo tu efectividad se puede ver afectada y por lo tanto tu trabajo no será tan bueno como antes. Por esto, es muy importante que sepas perfectamente qué puedes hacer y qué no, es preferible que seas sincero con tu jefe, a que te comprometas a hacer algo que probablemente no puedes cumplir. Sin duda, tu jefe apreciará tu sinceridad y se dará cuenta que eres una persona responsable y sobre todo comprometida con su trabajo.

Así que cuando tu jefe te presente un nuevo proyecto, tomate algo de tiempo para pensar un poco y analizar si realmente puedes asumirlo sin ningún problema. Ten en cuenta el plazo que tendrás para entregarlo y la exigencia del mismo, así te será más fácil tomar una decisión acertada.

3. Mantener desordenado tu sitio de trabajo

Si tienes mil papeles regados en tu escritorio, si no tienes una agenda organizada y cada que llegas a tu trabajo necesitas revisar lo que debes hacer porque no te acuerdas, probablemente tomes el doble de tiempo realizando tus tareas laborales. Lo que significa que tu productividad puede disminuir en gran medida y en algún momento tu jefe empezará a notar que estás bastante atrasado con tu trabajo y que cada vez te cuesta más cumplir con tus deberes.

Entonces si consideras que realmente tu desorden está afectando tu productividad, lo primero que necesitas hacer ordenar tu sitio de trabajo, tanto la parte física como la parte digital. Puedes crear categorías para separar los documentos o simplemente organizarlos de acuerdo al orden de entrega.

Luego, ten en cuenta las herramientas que estás utilizando para monitorear las tareas que debes realizar diariamente. Algunas herramientas que te pueden servir en este proceso son: Basecamp, Trello, y Asana, en las que podrás ver el progreso que has tenido en cada una de tus tareas y al mismo tiempo, detectar los aspectos que necesitas mejorar para aumentar tu productividad. Igualmente, puedes tener una agenda o una to-do List para que vayas marcando las cosas que vas haciendo y tengas presente lo que te hace falta.

No obstante, si tú mismo entiendes tu desorden y esto no te afecta en lo absoluto para realizar tus funciones de manera adecuada, probablemente no sea necesario que organices tu oficina. Eso sí, siempre y cuando tu desorden no sea tan notorio, que pueda incomodar a otros de tus colegas y esto lleve a tu jefe a llamarte la atención.

4. No tener un horario establecido

Si tienes mil cosas que hacer en tu trabajo, si no sabes por dónde empezar, y aparte todo se te cruza, y mientras estás haciendo una cosa deberías estar ocupándote de otra, sin duda, necesitas establecer un horario. Es fundamental que no pierdas tiempo pensando en qué debes hacer primero, sino que organices tu horario de acuerdo a la importancia que tiene cada proyecto y al orden de entrega. De lo contrario todo se te va juntar y al final te vas a enloquecer con tantas tareas y no podrás hacer nada.

Algo que puedes hacer para no desperdiciar tiempo importante en tu trabajo es organizar tu agenda semanal cada domingo y así no llegar perdido todos los días, tratando de recordar qué debes hacer. Igualmente, saca algo de tiempo para revisar tu correo para saber si necesitas hacer algo extra, o si hay alguna novedad en el trabajo para que lo tengas en cuenta en tu agenda.