6 formas de hacer tus reuniones de trabajo más productivas

6 formas de hacer tus reuniones de trabajo más productivas

Por lo general, a las personas no les gusta asistir a reuniones de trabajo, pues consideran que es una pérdida de tiempo y que las horas que gastan en estas las pueden utilizar haciendo cosas mucho más productivas. Por esta razón, es muy importante que los jefes se preocupen por realizar reuniones mucho más productivas, donde los empleados puedan resolver dudas, hacer sugerencias, compartir experiencias y sentirse como parte importante de la empresa. De este modo, los empleados notarán que realmente vale la pena asistir a estas reuniones y tendrán mayor disposición para participar de cada una de las actividades propuestas.

En este sentido, a continuación queremos darte a conocer varias recomendaciones para que cambies un poco la opinión que tienen tus empleados sobre las reuniones de trabajo y consigas que estos encuentros sean mucho más beneficiosos para todos.

Asegúrate de que es realmente necesario hacer la reunión

Antes de citar a los empleados a una reunión, revisa el tema que vas a tratar, las actividades que vas a desarrollar y el objetivo de esta. Una vez analices esto, determina si vale la pena hacer el encuentro o si lo puedes convertir en un correo. Igualmente, mira si es necesario citar a todos los empleados o si solamente necesitas hablar con unos pocos, pues así conseguirás que las personas que asistan a la reunión se interesen por el tema y tengan una mayor disposición para discutirlo y encontrar soluciones efectivas a las dificultades.

Aparte de esto, si convocas únicamente a los que necesitas, no provocarás que los demás empleados descuiden sus actividades y disminuyan su productividad. Sin contar que al citar pocos empleados conseguirás que las reuniones sea más personalizadas y que los empleados sientan la necesidad de asistir.

Evita improvisar

Procura hacer un plan detallado de cada una las etapas que va tener la reunión y los puntos que se van a tratar. Procura que estos puntos estén acordes con la situación de la empresa y tienen un objetivo específico. De este modo, los empleados se darán cuenta de que te tomaste el tiempo suficiente para preparar la reunión y que esta les servirá para hacer mejor su trabajo.

Claro está que debes estar preparado por si algo inesperado ocurre, puede que un empleado quiera aprovechar este momento para hablar de una tema muy importante para la empresa y resolver todas sus dudas al respecto. Así que dale la oportunidad a este empleado de expresar sus ideas y responde a sus preguntas, igualmente, invita a otros empleados a participar y a hacer sus recomendaciones.

Del mismo modo, evita depender la tecnología, ya que los aparatos pueden fallar en cualquier momento y nunca se sabe, si esto se pueda solucionar rápidamente. Entonces, ten siempre a la mano un plan B por si algo ocurre y así puedas continuar con tu reunión sin ningún problema.

Aprende a llamar la atención de todos

Puede que al llegar a la reunión todos estén un poco desorientados, empiecen a hablar entre ellos y se pierda algo de tiempo. Por lo que es importante que una vez los empleados entren a la reunión tu puedas llamar su atención y conseguir que se mantenga concentrados en las actividades que se realizan. Para esto, puedes hacer una actividad divertida antes de empezar a desarrollar cada uno de los temas, puede ser una especie de calentamiento que los ayude a liberar estrés y tensiones y a sentirse más tranquilos para trabajar.

De igual manera, es importante que utilices material audio-visual divertido, que sorprenda a los empleados y al mismo tiempo, les permita comprender fácilmente lo que estás explicando. Ten presente que si todos pueden entender lo que explicas e identifican su importancia, te será mucho más fácil mantenerlos a todos activos y atentos durante el encuentro.

Permite que todos participen

Una de las cosas que más puede aburrir a los empleados durante las reuniones es que siempre hablen los mismos y no se les dé la oportunidad a los demás de expresar sus ideas. Por lo que es necesario que crees actividades que los involucre a todos y que no les dé tiempo de aburrirse.

Puedes hacer pequeños grupos y asignar una función diferente a cada uno. O si lo prefieres puedes hacer una especie de juego que no solo entretenga a los empleados, sino que también les permita estar más relajados y tener mayor disposición para ofrecer buenas ideas.

Programa varios recesos

Si la reunión va ser larga, permite que los empleados puedan salir un rato a despejar la mente e intenten procesar toda la información que les diste. Estos recesos también los ayudará a recuperar las energías y a mantenerse atentos a los temas que se tratan en la reunión. Además tú también podrás descansar un rato, tomarte un café, salir a respirar aire puro y a repasar un poco los temas que siguen.

Por otra parte, cabe mencionar que estos recesos no tienen que ser demasiado largos, con 5 o 10 minutos será suficiente para todos puedan relajarse, ir al baño y recuperarse para seguir con el trabajo.

Cambia con frecuencia el lugar para hacer las reuniones

Salte un poco de los esquemas y busca nuevos lugares para reunirte con tus empleados. Puedes optar por un parque que esté cerca de la oficina, un restaurante, un bello jardín, una biblioteca, un café, en fin hay muchas opciones que puedes contemplar. Eso sí asegúrate de que el lugar que elijas sea tranquilo y les permita llevar a cabo la reunión sin ningún problema.

Así mismo, ten en cuenta que al cambiar el sitio de la reunión e invitar a los empleados a que pasen un rato agradable conseguirás que estos se motiven mucho más a asistir. Además, los empleados podrán darse cuenta de que no solo te importa que realicen un buen trabajo, sino que también estás trabajando por su bienestar y comodidad. Lo que sin duda, los animará a seguir dando lo mejor de sí para que la compañía crezca cada día más.

 

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