Por lo general, los empleados prefieren que les envíen un correo con instrucciones o que los llamen a tener que asistir a una reunión de trabajo. Pues en la mayoría de los casos las reuniones se enfocan únicamente a escuchar todo lo que el jefe tiene para decir y los empleados no tienen ninguna participación. Incluso, muchos empleados pueden llegar a pensar que asistir a reuniones puede quitarles tiempo valioso de su trabajo, así que muchos prefieren no asistir.

No obstante, las reuniones de trabajo son fundamentales para que el trabajo de la empresa se realice de la mejor manera y para que las metas se alcancen satisfactoriamente. Por esto es muy importante que de cada encuentro con los empleados se saque el mayor provecho para que el trabajo en la empresa fluya de la mejor forma. Así que si consideras que tus reuniones de trabajo suelen ser bastante aburridas para tus empleados y que no has conseguido buenos resultados con estas, echa un vistazo a las ideas que te damos a continuación para que tus reuniones sean mucho más productivas.

Evalúa tu desempeño con líder

Si quieres liderar mejor tus reuniones necesitas empezar por evaluarte a ti mismo. Piensa en la metodología que suelen tener tus reuniones, en el comportamiento y actitud que muestran los empleados frente estas, la participación e interacción que hay entre los asistentes, y sobre todo, piensa en el contenido que ofreces. Igualmente, es fundamental que por un momento te pongas en los zapatos de tus empleados y pienses en cúal sería tu comportamiento y respuesta frente a las reuniones que sueles hacer. De este modo, te será mucho más fácil identificar tus falencias y las causas de cada una de estas, y tendrás una buena base para buscar soluciones. Ahora no te enfoques únicamente en lo malo, también toma nota de los puntos positivos que tienen los encuentros con los empleados para que puedas reforzarlos y hacer que tus reuniones sean de gran interés para todos asistentes.

Por otra parte, analiza cómo te sientes cuando haces reuniones de trabajo, ¿quedas satisfecho con los resultados?, ¿sientes que estás haciendo bien tu trabajo y que los asistentes aprendieron algo significativo del encuentro?, ¿Muestras siempre una actitud positiva, y estás dispuesto a resolver todas las dudas que surjan?. Recuerda que tu actitud juega un papel fundamental en la realización de las reuniones, así que intenta siempre dar lo mejor de ti para que todo salga bien.

En caso de que no tengas muy claro qué puntos debes mejorar como líder para que tus reuniones fluyan de manera positiva, intenta resolver estas dudas haciendo una encuesta preguntando a tus colegas y empleados qué aspectos consideran positivos y negativos de tus reuniones, y qué sugerencias te pueden hacer para que las cosas mejoren. Si quieres haz esta encuesta en línea y anónima para que los encuestados tengan mayor libertad para expresar sus ideas y decir lo que realmente piensan. Ahora si crees que al hacer una encuesta virtual no vas a recibir muchas respuestas y que la mayoría no preste mucha atención a esta, haz esta encuesta en alguna de tus reuniones, así te asegurarás de que todos la contesten.

La planificación es muy importante

Para que tus reuniones sean exitosas necesitas tener un buen hilo conductor y sobre todo, prepararte muy bien con los contenidos para que los puedas explicar sin ningún problema. Recuerda que no se trata de llenar a los empleados de información, se trata de que todos puedan aprender algo nuevo del encuentro, resolver sus dudas  y encontrar herramientas para mejorar cada vez más su trabajo. Igualmente, administra muy bien el tiempo que tienes para la reunión, no vayas ni muy lento ni muy rápido, lleva un ritmo apropiado y evita perder tiempo en cosas secundarias.

De igual manera, antes de realizar la reunión define los objetivos de la misma y la forma cómo los vas a alcanzar, piensa en los inconvenientes que se pueden llegar a presentar y busca soluciones apropiadas, y prepara muy bien el sitio y las herramientas que vas a utilizar para hacer tu reunión. Ahora evita depender completamente de la tecnología, ya que nunca sabes qué puede pasar y si algún aparato falla no puedes detener la reunión. Así que siempre ten un plan B o C para que los inconvenientes de última hora no te afecten.

Por último, aunque en tu reunión trates puntos específicos, prepárate para cualquier otro tema que pueda surgir durante el encuentro. Es posible que tus empleados no sólo tengan muchas dudas, sino que también tengan muchas ideas para plantearte, entonces intenta estar muy actualizado respecto a los últimos avances en tu campo de trabajo, y estudia diferentes temáticas que puedan llegar a tratarse en la reunión.

Mantén viva la atención y el interés de los asistentes

En primer lugar, es indispensable que estés muy seguro al momento de hacer tu reunión y que te sientas cómodo, así los asistentes van a estar mucho más conectados y todo va fluir mucho mejor. Así mismo, busca temáticas que les interesen a todos e intenta ser muy creativo con la forma como presentas el contenido, haz algo que los asistentes no esperen para que no solo resulte entretenido el encuentro, sino también educativo.

Algo que te puede funcionar muy bien e preguntarle a tus empleados de qué les gustaría hablar en la reunión, y cómo les gustaría que se llevará a cabo la misma. De esto pueden surgir muy buenas ideas para hacer la reunión, y también te puede ayudar a que los empleados se den cuenta de que su opinión es muy importante para ti y a que se animen mucho más a asistir. Otro punto muy importante para mantener la atención de los asistentes es que al iniciar el encuentro les hagas saber las razones por la cuales los citaste y los objetivos que buscas alcanzar. De este modo, los asistentes le encontrarán un sentido a la reunión y prestarán mayor atención.

Por otro lado, intenta crear una buena dinámica para que todos puedan participar y opinar de forma activa. Ten en cuenta que para lograr que todos los empleados participen, necesitas darles confianza, hacerles saber que no importa si se equivocan que tú eres su guía y que la reunión se hace precisamente para que todos puedan aprender. Así nadie tendrá miedo a opinar y la participación será mucho más activa.

Para terminar, crea una dinámica donde todos puedan hablar y participar por igual, para que nadie se distraiga. Si quieres forma grupos y asignales diferentes actividades a cada uno, y evita que en los debates hablen siempre los mismos, intenta que todos se involucren en cada una de las conversaciones.