Es probable que tengas tanto trabajo que ni siquiera sepas qué es importante o que no, sino que solo debes hacerlo todo porque hace parte tus labores como profesional. Esto te puede llevar a perder de vista tus objetivos y prioridades más relevantes, por lo que no te será posible avanzar en tu profesión de forma rápida y efectiva. Pues estarás todo el tiempo haciendo un montón de cosas sin tomarte la molestia de organizar tu agenda de tal manera que te permita eliminar distracciones y tareas que no te suman absolutamente nada.

Igualmente, puede que tu enfoque sea realizar las tareas más urgentes lo antes posible y olvidarte por completo de aquellas que sí son importantes. Esto, por la presión de tener que hacer entregas constantemente y plazos demasiado cortos. Esto también suele ser una de las principales causas por las que muchos profesionales se quedan estancados y no logran avanzar ni en sus trabajos ni en tus carreras.

Por este motivo, a continuación encontrarás algunos consejos de expertos para aprender a enfocarse en las tareas importantes y no únicamente en aquellas que son urgentes.

Haz un análisis de tu jornada laboral

Además de hacer una lista de cada una de tus funciones y las tareas que debes realizar diariamente, es necesario que determines en qué estás gastando más tiempo, los obstáculos que se te presentan y las dificultades que tienes para superarlos. Con esto, tendrás una idea más clara del enfoque le estás dando a tu carrera, y lograrás identificar varios errores y sus causas. Por lo que es muy posible que identifiques rápidamente soluciones efectivas a las dificultades y así, llevar tu carrera al siguiente nivel. 

Por otro lado, es fundamental que seas honesto contigo mismo y te asegures de estar cómodo con el cargo que ocupas, tus condiciones laborales, la relación que tienes con tus empleados y con tu jefe, etc. Recuerda que lo más importante es que te sientas feliz con lo que haces y que sepas que tienes la posibilidad de avanzar con el trabajo que realizas. Así que evita a toda costa perder de vista este objetivo que puede ser mucho más importante que tus tareas más urgentes.

Divide tus tareas en tres grupos “urgentes” , “importantes” e “irrelevantes”

Luego de analizar tu jornada laboral, y saber cuáles son las principales tareas que realizas en tu día a día y aquellas te quitan más tiempo, empieza a dividirlas en estos tres grupos. Es muy posible que descubras que hay muchas cosas que solo te quitan tiempo y no te aportan nada, así que desde ya puedes empezar a quitarlas de tu agenda. 

De igual manera, puede que haya muchas tareas que tengas como urgentes y que te pases todo el tiempo cumpliendo con dichas urgencias, dedicando muy poco o nada de tiempo a aquellas laborales que sí son importantes. Y si bien es cierto que las urgencias no las puedes eliminar de tu agenda, sí puedes darte cuenta si de verdad son urgencias o son cosas que pueden esperar un poco. De este modo, lograrás tener mayor disponibilidad para enfocarte en aquellas cosas que sí son importantes. 

Haz una buena selección de tareas y organiza tu agenda

Una vez tengas claro qué tipo de tareas necesitas incluir en tu jornada laboral para avanzar en tu carrera y mantener una buena productividad en el trabajo puedes empezar a organizar tu agenda. En este punto, es necesario que tengas en cuenta el tiempo que te puede tomar llevar a cabo cada proceso, las dificultades que se pueden presentar y el nivel de urgencia o de importancia de los mismos. Con esto, lograrás que la programación de tu agenda sea la más acertada posible.

Por otro lado, es importante que tengas en cuenta aquellas tareas que aunque no te suman nada no puedes quitar de tu agenda, ya que tu jefe te exige que las lleves a cabo. Por ejemplo, hay reuniones que sobran y que deberían ser un correo electrónico pero estás obligado a asistir a las mismas. En dicho caso se hace necesario que las programes en tu agenda para que no tengas inconvenientes en tu trabajo.

 Ahora, esto no significa que no puedas hacer algo para cambiar esta situación, quizá tu jefe no es muy consciente de que con algunas labores te está quitando tiempo que es muy valioso y que puedes utilizar para llevar a cabo proyectos de mayor importancia. Por lo que no está de más que hables con otros de tus compañeros para realizar una petición en conjunto, en la cual le hagan saber al jefe hay procesos que se deberían omitir con el fin de ahorrar un poco de tiempo y conseguir mejores resultados con los proyectos que se están llevando a cabo.